Conseil n°1 : Faire un audit complet de vos données existantes 🔍
Avant de démarrer le processus de migration des données de l’entreprise, la première étape consiste à analyser et évaluer les données existantes du PLM. Vous devez réaliser un audit complet de votre PLM pour déterminer la qualité des données ainsi que leur structure. Pensez à archiver vos données en fonction des saisons/collections en cours pour gérer le volume de données. Il est aussi important de “geler” toutes les autres évolutions en cours au sein de votre organisation et votre Système d’Information (SI). Voici ce que nous vous recommandons de faire lors de la phase en amont de la migration :
- Identifier les données essentielles et nécessaires à migrer, de votre système source vers votre système cible
- Discuter avec votre DSI pour anticiper les potentiels impacts sur votre Système d’Information (nouvelles fonctionnalités du PLM, changement de modèle de données, impacts liés au réseau…)
- Avant d’effectuer une migration n’oubliez pas de prendre en compte les aspects techniques (interfaces liées au PLM à savoir l’ERP, le PIM, le DAM…) et les aspects métiers (profil, écran, vues…) de votre entreprise. Discutez avec vos équipes et votre manager ou votre chef de projet. Prenez le temps de définir également les différents use cases pour migrer votre PLM. Pensez à avoir une liste claire de vos utilisateurs clés et finaux.
Conseil n°2 : Etablir une planification de la migration PLM 📅
Pour garantir le déploiement d’une montée de version de votre progiciel, l’étape de planification est essentielle avant de réaliser une implémentation vers un autre système de gestion des données. Pensez donc à développer un planning (ou plan de migration) détaillé, comprenant les étapes, les échéances ainsi que les ressources nécessaires à votre besoin. Prenez bien en compte que vous devrez potentiellement gérer les risques et les problèmes qui peuvent arriver lors de cette échéance. Pensez bien à respecter ce planning, lever les alertes en cas de problèmes et le réajuster si nécessaire. Ensuite, vous pourrez commencer à transférer les données.
Conseil n°3 : Réaliser une phase de tests et de suivi des données ⚙️
Pendant la montée de version, veillez prudemment, avec vos équipes techniques et vos équipes métiers, à assurer les sessions de User Acceptance Testing (UAT) ou les recettes de la montée de version. Ainsi, vous pourrez tester l’ensemble des process écrits et identifiés. Lors de cette phase, vous devez détecter rapidement les incidents potentiels à traiter. Pour cela, nous vous recommandons d’utiliser des outils type JIRA pour les tracer et les affecter soit aux keys users, soit à l’éditeur. Une fois les recettes réalisées, les utilisateurs clés doivent valider si le système mis à jour est opérationnel ou non (Go / No Go).
Pendant la migration, n’oubliez pas de faire des meetings de suivi réguliers sur ces incidents. Vous devrez tester de nouveau les process par la suite. Pour transférer des données que vous migrez vers la nouvelle plateforme ou la nouvelle version de votre PLM, pensez à les sécuriser et à bien vérifier l’intégrité des données que vous avez migré par la suite. Ne négligez pas les tests de montée en charge (phases de dry-run / tests à blanc) pour tester les utilisateurs et le système simultanément. Cela vous permettra d’éviter une dégradation de vos données.
Le conseil de notre expert 💡
« Pour les phases de test, je vous conseille d’avoir un serveur d’UAT, disponible au moins pendant la phase de migration, qui soit identique au serveur de production. Cela vous permettra d’effectuer l’ensemble en temps réel. »
Une fois que ces étapes sont finalisées, vous allez pouvoir acter la mise en production, ou la reporter si nécessaire. Pour les recettes & les phases d’UAT, n’hésitez pas à vous baser sur une méthode de gestion de projets Agile (Scrum ou Kanban) pour garantir un travail collaboratif avec vos équipes et augmenter la productivité.
Conseil n°4 : Valider la migration PLM et former vos collaborateurs 📈
Une fois votre mise à niveau effectuée, il est maintenant temps de faire la phase de validation et de tests pour savoir si tout a bien fonctionné. Vous devez valider la montée de version pour voir si toutes vos données ont bien été correctement transférées. Réalisez une dernière fois un test de l’ensemble du système de votre référentiel PLM pour s’assurer qu’il fonctionne correctement et qu’il n’y a aucun bug. Ensuite, pensez à former l’ensemble des utilisateurs sur le nouveau système (que ce soit les key users ou les utilisateurs finaux). Pour cela, mettez bien à jour vos supports de formation avec la nouvelle version de votre logiciel PLM. L’objectif est d’accompagner vos utilisateurs dans la conduite du changement. Sensibilisez-les afin de montrer l’intérêt des nouvelles fonctionnalités du PLM et de cette montée de version. N’hésitez donc pas à investir du temps dans l’accompagnement et la formation post-migration.
Attention, ne négligez surtout pas la phase de hand-over (passer d’une étape à une autre sans que la communication soit interrompue). N’oubliez pas non plus le sanity check (tests de non-régression) appelé également selfcare. Il est important que vous restiez disponible en cas de bugs ou de problèmes.
En résumé… 👀
En quelques points, voici ce qu’il faut retenir globalement pour réussir sa migration de données pour votre PLM :
- Assurez-vous de maîtriser l’ensemble des impacts techniques et l’intégration des équipes métiers avant de migrer.
- Réalisez un audit en suivant les préconisations évoquées par Centric Software
- Planifiez les phases d’UAT et l’ensemble des phases de tests
- Investissez du temps dans la formation et l’accompagnement post-migration
- N’oubliez pas le hand-over et le sanity check (ou phase de selfcare)
- Prévoyez un retour en arrière (backup) au cas où la migration plante
- Programmez une nouvelle date cohérente par rapport aux saisons/collections en cours.
Pour accompagner la transformation numérique de votre entreprise, vous avez à présent toutes les cartes en main pour migrer les données et faire évoluer le logiciel de gestion du cycle de vie du produit avec succès (Go Live). Gardez en tête que ces logiciels PLM peuvent être différents. Vous devrez certainement prévoir des ajustements lors des différentes phases citées auparavant. Cependant, en travaillant en mode Agile (pour la gestion de projet) avec vos équipes et en communiquant au maximum avec elles, vous garantissez l’efficacité de votre montée de version.
Pour en savoir plus concernant un projet de migration PLM, nous vous invitons à lire notre article Migration PLM : Comment garantir le succès de votre projet de A à Z ? ainsi que notre webinar à ce sujet.
Si vous êtes intéressés par nos offres, n’hésitez pas à nous contacter pour en discuter ! 🙂
