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Migration PLM : Comment garantir le succès de votre projet de A à Z ?

L’obsolescence logicielle, des performances amoindries, l’intégration de nouvelles technologies, le besoin d’une meilleure ergonomie ou encore de nouvelles exigences métiers sont autant de raisons qui poussent les entreprises à envisager la montée de version de leur solution PLM (Product Lifecycle Management). Se lancer dans ce type de projet ne s’improvise pas, les enjeux financiers et organisationnels sont importants pour garantir la transformation numérique des entreprises. Dans cet article, vous découvrirez les différents types de migration, leurs impacts et les étapes clés de ce type de projet. 

 

Qu’est-ce qu’une migration ?

 

De base, une migration désigne le processus de transfert d’un système de gestion des données existant (qui peut être un système PLM) vers un autre. Il s’agit d’envoyer l’ensemble des informations d’un système (source) vers un autre système (destination / cible). Dans le domaine informatique, une « montée de version » fait autant référence à la migration vers un nouveau système PLM ou à la mise à jour de celui-ci, également appelée « upgrade », ou « migration » (en anglais) selon vos interlocuteurs. Théoriquement, ces trois termes technologiques peuvent impliquer la même solution. 

 

Quelle est la principale méthode de migration ?  

 

Pour migrer les données de votre logiciel de gestion PLM, il existe une principale méthode de migration. Pour la réaliser, le fonctionnement est le suivant : on duplique le serveur et on réalise les différentes étapes de la montée de version. Ces étapes sont multiples et à répéter jusqu’à ce que tout fonctionne correctement, sinon, on recommence (try and repeat). Une fois que tout est fonctionnel, on passe à l’environnement suivant et on recommence les différentes étapes.

 

Le conseil de notre expert 💡

« Vous devez avoir en tête qu’une montée de version réussie ET dans de bonnes conditions implique des coûts d’infrastructures qui ne sont pas neutres. Idéalement, on doit toujours garder en tête qu’on va “instancier” un serveur tampon durant toute la procédure. »
 

Quels sont les types de montée de versions ?

 

Il existe deux types de montée de version : celles majeures et celles mineures. En règle générale, les versions logicielles ont une numérotation comme : « Logiciel version 1.2 » (on peut même avoir un troisième chiffre : « logiciel version 1.2.2 »).  

  • Le premier numéro désigne le numéro de la version : s’il change, on est sur un upgrade majeur. 
  • Le second est le numéro de la release : s’il change, on est sur un upgrade mineur. 
  • Le dernier correspond au numéro de patch : on est souvent plutôt sur du correctif de la dernière mise à jour. La théorie voudrait qu’un patch n’impacte pas les aspects métiers/fonctionnels ou techniques, sauf pour y apporter une correction. 
 

Pourquoi réaliser une migration PLM ?

 

L’évolution constante des nouvelles technologies (telle que l’Intelligence Artificielle), la nécessité de se conformer aux exigences réglementaires (telle que la loi AGEC), le besoin d’interconnecter son PLM à d’autres outils (comme l’ERP, le PIM, le DAM ou encore le CRM), la croissance du volume de données collectées pousse les éditeurs de logiciels PLM à faire évoluer constamment leur solution. Cela leur permet d’adapter le modèle de donnée à ces nouvelles volumétries. Ainsi, lorsqu’on souscrit avec un éditeur, il est souvent obligatoire au bout de quelques années de devoir réaliser des montées de version. Certains éditeurs incluent même des “bons” pour des montées de version lorsqu’ils vendent leurs outils. Il faut être conscient que la maintenance des versions a un coût pour l’éditeur, certaines versions deviennent obsolètes et ne sont donc plus maintenues. La montée de version devient donc obligatoire. 

 

Voici une liste non-exhaustive des principales raisons qui amènent à réaliser une montée de version :

  • Volonté de protection et sécurisation de ses données (en se dirigeant vers un logiciel plus performant ou une version plus sécurisée)
  • Evolution des besoins métiers afin de conserver une gestion optimale du cycle de vie des produits
  • Nécessité d’intégrer des nouvelles solutions dans son système d’information
  • Logiciel aux performances amoindries et/ou aux fonctionnalités obsolètes
  • Besoins spécifiques liés aux exigences réglementaires (AGEC, sécurité des SI…)
  • Economie de budget
  • Logiciel ou version qui n’est plus maintenue par l’éditeur (si une version est obsolète, la montée de version devient donc obligatoire).

 

Effectuer une migration PLM fait partie intégrante de la transformation digitale des entreprises et est devenue quasiment inévitable, au vu des enjeux de performance, étroitement liés à la capacité d’innovations des organisations. 

 

Qui sont les acteurs concernés par un projet de migration ? 

 

Au sein de l’entreprise, les parties prenantes internes seront :

  • La Direction des Systèmes d’Information (DSI) : pour valider les exigences en matière de sécurité et de compatibilité technologique au sein du SI (via la RSSI et l’ensemble des équipes), un Chef de projet qui aura la charge d’orchestrer le planning du projet, des équipes d’ingénieurs études et développement, ingénieurs infrastructures & production et équipes supports pour assurer la configuration technique de la migration. Il faut prévoir également l’intervention des équipes “annexes” (ERP, Flux, PIM, DAM, etc.) car elles possèdent des interactions avec l’outil. Cela permet de s’assurer qu’on ne va pas créer de régression. 
  • La Direction Offre produit : un responsable métier prendra en charge le projet et devra s’assurer que les fonctionnalités de l’outil sont en adéquation avec les besoins métiers, les équipes métiers (Acheteurs, Stylistes, Modélistes, Chefs de produits, Equipe Marketing, etc.) seront impliqués dans le processus. En général, des Keys Users (utilisateurs clés) sont désignés pour être les référents et accompagner les utilisateurs finaux durant et après la montée de version. 
 

En fonction de la complexité de la migration, cette équipe projet sera complétée par : 

  • Des cabinets externes qui viendront compléter les besoins du projet
  • Un(e) chef(fe) de projet.
  • Un(e) expert(e) en base de données (BDD).
  • Un(e) consultant(e) en Data Management.
  • Un(e) consultant(e) technique (PLM).
  • Un(e) consultant(e) fonctionnel(le).
  • Un(e) consultant(e) en Change Management (conduite du changement).
  • Un(e) expert(e) métier.
  • Les équipes de l’éditeur logiciel.
 

La réussite de votre migration tiendra dans la capacité à coordonner tous ces acteurs et les faire travailler de concert. 

 

Le conseil de notre expert 💡

« N’hésitez pas à établir un RACI précis avant le démarrage du projet afin de s’assurer que chacun soit informé et en phase avec les responsabilités qui lui incombent dans ce projet. » 

 

Quelles sont les différentes étapes d’une migration PLM ?

 

En amont de la montée de version : l’audit de votre système actuel 

Avant de migrer, la première étape consiste à analyser et évaluer les données existantes du progiciel de gestion (PLM). Quelle volumétrie ? Quel niveau de propreté de la donnée ? Pensez à discuter avec vos équipes et votre chef de projet des aspects techniques ainsi que des aspects métiers à prendre en compte avant le déploiement de votre migration. Prévoyez notamment les potentiels impact sur votre système d’information (SI) avec les parties prenantes concernées. Vérifiez toutes les compatibilités de vos machines (la version Windows, la version SQL, etc.) par rapport aux releases notes de l’éditeur. 

 

La planification de la migration : 

Pour garantir le bon fonctionnement d’une montée de version, l’étape de planification est essentielle avant de démarrer. Vous devrez suivre à la lettre ce plan de migration, lever les alertes en cas de problèmes et réajuster le planning si nécessaire. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts en gestion de projets de migration PLM pour avoir un plan projet précis.

 

Pendant la montée de version :  

Pendant cette migration, veillez à prévoir, si cela est possible, des périodes de “freeze” (geler toutes les autres évolutions en cours) pour garantir le succès de votre montée de version. Vous allez pouvoir acter la mise en production. Si cela est vraiment nécessaire, même si déconseillé, n’hésitez pas à reporter la MEP ! Il est préférable de reporter malgré les impacts à prévoir, plutôt que de forcer pour être dans les temps. Pour les recettes & les phases de User Acceptance Testing (UAT), n’hésitez pas à vous baser sur une gestion de projet agile avec la méthode Scrum ou la méthode Kanban. 

 

Après la montée de version : 

N’oubliez pas de former l’ensemble des utilisateurs, que ce soit les key users ou les utilisateurs finaux. Enfin, ne négligez pas la phase d’hand-over et le sanity check (avec les tests de non-régression).

 

Et voilà ! Toutes nos félicitations, vous avez réalisé les différentes étapes de votre montée de version ! 😊

 

Pour en savoir plus concernant ces différentes étapes, notre expert Thibault vous dévoile sa checklist pour réussir sa migration PLM avec de nombreux conseils à prendre en compte. Bonne (seconde) lecture ! 

Et si vous souhaitez aller encore plus loin dans la migration de votre logiciel de gestion du cycle de vie produit, nous vous invitons à consulter notre webinar à ce sujet.