Comment faire d’un projet de déploiement de logiciel PLM un succès ? Cela passe forcément par une coordination efficace des acteurs, la mise en place d’indicateurs clés de performance – les fameux KPI et leur suivi.
Véronique NEANG, experte technico-fonctionnelle PLM, vous a préparé un guide complet sur le sujet. Dans cet article, elle vous livre les clés pour mettre en place une organisation efficace afin de gérer ces indicateurs de performances.
1. Définir les objectifs du projet PLM
Avant de définir vos KPI, clarifiez vos objectifs stratégiques et facteurs clés de succès.
Parmi les objectifs les plus fréquents d’un projet PLM, on retrouve :
- Améliorer la collaboration entre les équipes
- Réduire le temps de mise sur le marché des produits
- Optimiser les coûts de développement
- Garantir la traçabilité pour plus de transparence et de conformité
- Augmenter la satisfaction client en répondant mieux à leurs attentes.
Les facteurs clés de succès quant à eux incluent :
- L’alignement avec la stratégie d’entreprise
- L’implication des parties prenantes et rôle actif des Key Users
- L’intégration des processus métier
- La culture d’amélioration continue et la gestion du changement,
- La gestion de la montée en compétences et du support
- La qualité des données
- Le suivi et l’évaluation continue des KPI.
💡 Astuce de l’experte : « Une vision claire des objectifs dès le départ est un levier puissant pour fédérer vos équipes et donner du sens aux KPI définis »
2. Impliquer les parties prenantes et solliciter leurs retours
Une fois que vos objectifs sont définis, vous allez pouvoir lister les personnes à impliquer dans la définition et le suivi des KPI. Il s’agit des parties prenantes clés, celles qui sont liées à vos objectifs, et pour qui l’implémentation d’un PLM aura un impact. Les principaux contributeurs au projet incluent le plus souvent :
- Les équipes Métier, Directions et Marketing : leur implication garantit que les objectifs de produit sont alignés avec les attentes du marché et les besoins opérationnels
- Les équipes Projet et Développement IT : elles s’assurent de la faisabilité technique et de la pertinence des KPI définis pour le suivi du projet.
Définissez ensemble les indicateurs clés pour servir au mieux les intérêts de chacun. Une collaboration étroite entre les différents acteurs vous permettra de maintenir une vision commune et une adhésion collective tout au long du projet. Pour maintenir cette dynamique collaborative, mettez en place des stratégies d’implication efficaces :
- Enquêtes de satisfaction : Sollicitez des retours via des sondages ou questionnaires pour évaluer leur satisfaction sur les avancées du projet et identifier des pistes d’amélioration.
- Mise en avant des contributions : Valorisez les idées et retours des parties prenantes pour encourager une implication continue.
Astuce de l’experte 💡 : « Une bonne communication est essentielle pour embarquer les parties prenantes dans le projet. Prévoyez des bilans réguliers, avec des visuels clairs (tableaux de bord, graphiques) et des indicateurs concrets, pour partager les avancées et renforcer la confiance. Cela permet d’ajuster les actions en temps réel tout en maintenant un engagement constant »
3. Mettre en place un processus de suivi et des outils de gestion adaptés
Pour assurer un suivi efficace de votre projet PLM, il est essentiel de s’appuyer sur une organisation et des outils performants. Voici les outils et pratiques incontournables à intégrer avant de vous lancer :
Utilisez des outils de gestion de projet : Utilisez des plateformes comme Trello, Jira, Monday, Asana, MS Project ou Wrike. Ces logiciels permettent de suivre les progrès en temps réel, de gérer les tâches, et d’identifier les éventuels goulots d’étranglement.
Optez pour l’utilisation de tableaux de bord : Appuyez-vous sur des tableaux de bord visuels et intuitifs permettant une visualisation rapide et en temps réel des performances. Ces outils accessibles facilitent la détection des avancées, des écarts, et des zones nécessitant une attention particulière, quel que soit l’outil choisi.
Planifiez des points d’alignement réguliers : Organisez des réunions fréquentes avec les parties prenantes pour valider les étapes clés, discuter des obstacles éventuels et ajuster les objectifs si nécessaire :
- Organisez des réunions hebdomadaires avec les équipes opérationnelles afin de discuter des résultats, anticiper les dépassements, gérer les alertes et ajuster les priorités,
- Complétez par des comités mensuels avec les sponsors pour partager les indicateurs stratégiques, comme le suivi du budget ou l’avancement des BUCs, et garantir un alignement stratégique,
- Ayez une gestion proactive des blocages : Planifiez des points réguliers avec les décisionnaires du RACI pour identifier les obstacles et proposer des scénarios de résolution.
Ces pratiques permettent de garder un cap clair tout en impliquant activement les parties prenantes dans la réussite du projet.
Astuce de l’experte 💡: « Associer un outil de gestion avec un tableau de bord personnalisé optimise la transparence et l’engagement des équipes tout au long du projet. Une communication régulière autour des KPI lors des réunions assure que chacun reste aligné sur les objectifs du projet. Vous pouvez retrouver des exemples de ces tableaux dans notre article Les KPI pour mesurer l’efficacité de votre projet PLM (après déploiement). »
4. Analyser les KPI et mettre en place des actions correctives
Quels qu’ils soient, le suivi des KPI ne doit pas être une tâche figée dans le temps. Une analyse régulière permet de détecter les tendances et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations. Cela peut paraitre évident, mais il arrive que l’on mette en place des indicateurs sans réellement les suivre dans la durée. Une révision périodique, tous les trois mois par exemple, garantit que les objectifs initiaux restent alignés avec les réalités opérationnelles. Cette analyse vise à :
- Évaluer les performances : Identifiez les écarts entre les résultats attendus et les résultats obtenus
- Détecter les tendances : Repérez les indicateurs récurrents nécessitant des ajustements
- Prioriser les actions correctives : Orientez les efforts sur les points les plus critiques pour améliorer le projet.
Astuce de l’experte 💡 : « Lors des révisions trimestrielles, impliquez les équipes métiers et les key users dans les discussions. Leurs retours sur les données récoltées offrent des perspectives terrain essentielles pour affiner les stratégies et garantir des ajustements adaptés. Une session dédiée au partage des résultats renforce l’engagement des parties prenantes et favorise une amélioration continue »
Conclusion
Les KPI sont le fil conducteur de tout projet PLM réussi. Ils permettent de suivre les avancées, d’identifier les points d’amélioration et de favoriser une culture d’amélioration continue. En alignant vos KPI sur vos objectifs stratégiques et en impliquant vos équipes, vous maximisez les chances de succès à long terme.
À présent, vous pouvez sélectionner les indicateurs de performance pour le suivi de votre projet.
