Sommaire :
- Les étapes clés d’un projet PLM et le coût associé
- L’audit préalable
- L’analyse du besoin
- Le choix du logiciel
- La réalisation & la recette
- La reprise de données
- Les coûts annexes à votre projet
- Tableau comparatif du coût d’un projet PLM
Les logiciels de gestion du cycle de vie des produits (PLM ou Product Lifecycle Management) sont des outils essentiels pour les entreprises de mode, du luxe et du retail. Si leurs bénéfices sont concrets et multiples, une question clé demeure : « Combien coûte la mise en place d’un logiciel PLM ? ».
Dans cet article, nous explorerons les différents critères qui influencent le coût d’un projet PLM pour vous aider à évaluer et planifier votre budget. Pour construire cette estimation, nous allons nous appuyer sur un tableau comparatif. Ce tableau va nous permettre de simuler différents scénarios de projet PLM, selon chaque critère et d’en estimer le coût approximatif.
Voici à quoi il ressemble au départ :
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Ce n’est qu’après avoir analysé l’ensemble des critères que nous serons en mesure de le compléter. En effet, de nombreux facteurs impactent plusieurs étapes du projet, rendant impossible le remplissage progressif. Les critères sont donc évalués de manière globale.
Les étapes clés d’un projet PLM et le coût associé
La mise en place d’un logiciel PLM requiert une coordination structurée avec plusieurs étapes. Selon votre organisation, vous aurez probablement besoin d’être accompagné par des spécialistes pour mener à bien ce projet. Voici les étapes phares qui vous permettront d’arriver à un chiffrage global.
L’audit préalable
S’il est évident que le choix de l’éditeur impactera votre budget, notamment par le prix des licences, il existe un certain nombre de critères qui influeront eux aussi sur le prix de votre projet PLM :
- La taille de votre entreprise
- Le nombre d’utilisateurs
- Le nombre de profils impliqués
- Le périmètre de couverture fonctionnelle
- La maturité de vos processus
- L’état des données entrantes
- L’intégration dans le SI
- L’implication des équipes internes.
Afin d’évaluer ces critères, la première étape consiste à réaliser un audit. Cet audit dure généralement entre 3 et 10 jours, il est réalisé par un cabinet de conseil, de préférence spécialisé dans les solutions PLM et sur votre secteur d’activité. Pour que votre audit soit pertinent, il est nécessaire de comprendre les aspects liés à la mise en place d’un projet de logiciel PLM. Vous devrez également vous pencher sur les enjeux métiers liés au cycle de développement produit, propre à votre industrie.
L’objectif de l’audit est d’arriver à la formalisation de vos process cibles et d’avoir une vision claire de l’état de vos données. En général, cela se formalise dans un document de cadrage. C’est le livrable de cette première étape, qui permet de synthétiser les objectifs du projet et son périmètre fonctionnel.
L’analyse du besoin
Ensuite, vient la phase d’analyse approfondie. Cette étape, qui consiste à analyser l’existant, les irritants, les manquants et à établir avec vous le besoin, va durer entre 10 et 30 jours. Le livrable de cette analyse doit aboutir à la création d’un cahier des charges fonctionnel détaillé. L’objectif est de répondre à la question suivante : quels enjeux métiers le PLM doit-il satisfaire ?
Vous devez y trouver :
- L’ensemble des cas d’usages métier détaillés, le besoin et les écarts potentiels avec l’outil,
- Un point technique sur les interfaces identifiées et la reprise de données,
- Un planning plus précis que précédemment,
- Des points ouverts à arbitrer.
L’objectif ici est d’écrire un cahier des charges de vos besoins métiers, sans tenir compte des solutions PLM existantes. L’analyse des écarts avec les PLM du marché viendra plus tard, après les présentations par les éditeurs.
La qualité de votre cahier des charges fonctionnel détaillé vous permettra d’aborder l’étape suivante avec plus de sérénité. Cette étape est cruciale et il peut être judicieux de vous faire accompagner par un cabinet de conseil spécialisé. Il vous apportera un œil externe et son expérience sur des projets similaires.
« En tant que Consultante, il m’arrive souvent de constater que l’analyse du besoin et sa formalisation ont été mal conçus. Quand vient la phase de réalisation, les équipes impliquées développent des solutions qui ne répondent pas aux besoins des utilisateurs et il est souvent nécessaire de redéfinir le besoin. Mon conseil : prenez le temps de formaliser votre cahier des charges pour gagner du temps et du budget par la suite ». Delphine Guillotin, Consultante Métier PLM, Fit Retail.
Le choix du logiciel PLM
À la suite de votre audit, vous pouvez déjà réaliser un benchmark des solutions existantes. Cette étape peut également être assurée par un cabinet de conseil expert en PLM. Le cabinet vous fera gagner du temps sur la réalisation du comparatif et éventuellement la mise en place d’un Proof Of Concept (POC). Un appel d’offres pourra être réalisé auprès des éditeurs PLM pressentis sur la base d’un RFI (Request For Information). Il n’est pas nécessaire de sélectionner plus de 3 éditeurs.
Si vous menez votre recherche de solutions par vous-même, prenez le temps d’établir une grille comparative dans laquelle vous allez distinguer :
- Les fonctionnalités essentielles (must have)
- Les fonctionnalités optionnelles (nice to have).
En effet, on peut parfois se perdre dans les démonstrations, être tenté de choisir un logiciel tout en oubliant les critères essentiels qui devraient driver notre choix. Établir votre grille avant de solliciter les éditeurs de logiciels PLM vous aidera à ne pas perdre de vue votre objectif.
Une fois l’étude réalisée, essayez de faire un tableau récapitulatif des différentes options, des forces/faiblesses de chaque solution et du coût du logiciel PLM. Celui-ci sera communiqué en interne avec les décisionnaires et les équipes métiers pour aboutir à un choix final.
L’avis de l’expert : Les critères d’évaluation des solutions doivent être pondérés car ils n’ont pas tous la même importance. Ils sont souvent répartis en 5 catégories : l’éditeur et sa pérennité, le fonctionnel, la technique, le budget et la méthodologie.
Vous devez donc élaborer une grille d’évaluation qui vous permettra de comparer les offres et de faire le bon choix. Celle-ci s’appuiera sur des notes, elles-mêmes basées sur des critères objectifs.
A noter : Il existe des logiciels PLM spécialisés pour la mode, le luxe, le retail & la cosmétique. En voici une liste non exhaustive : Centric 8 de Centric Software, Kubix de Lectra, le PLM de C-design, le PLM PRIOS, le PLM Aptean… (on nous dit dans l’oreillette qu’un article devrait bientôt voir le jour à ce sujet, stay tuned 👀)
La réalisation & la recette
Après avoir procéder au choix de l’éditeur, l’implémentation de la solution va commencer. Elle comprend en général :
- Des ateliers : il faut compter 2 à 5 ateliers par module. Les modules peuvent inclure Référentiel Produit, Référentiel Fournisseur, Nomenclature Produit, Gestion des échantillons, Gestion des Coûts, Gestion de la Qualité, etc. Ces ateliers vont être aminés par des consultants fonctionnels / AMOA et les référents de chaque département métier. Ils permettent de valider que les configurations effectuées seront en phase avec le besoin qui est exprimé par le métier.
- La configuration technique : En parallèle des ateliers, et par itérations, vous aurez la configuration technique du PLM. La configuration technique est effectuée par des consultants techniques experts sur la solution PLM choisie. Ici, l’ensemble des développements spécifiques, ainsi que toutes les configurations dans le PLM (paramétrage des vues, mise en place des typologies de profils, configuration des droits d’accès, paramétrages des modules…) seront développés.
- La recette : Une fois, le logiciel PLM configuré, il faudra prévoir 1 à 2 jours de tests par module du côté client. Ces tests doivent permettre de dérouler dans la solution configurée, l’ensemble de vos process de bout en bout, afin de valider l’adéquation de la solution aux besoins exprimés. Durant la période de recette compter 2 à 3 jours de corrections du côté de l’éditeur par module.
En phase de Run, l’enjeu est d’assurer un service de qualité aux utilisateurs finaux. Pour cela, l’équipe doit mettre en place des pratiques de gestion de la qualité, telles que la surveillance de la solution et le suivi des incidents.
Dans ce contexte spécifique de projet agile, la recette qui correspond à des tests réalisés par les équipes métiers & techniques est intégrée aux activités du mode Build.
« Attention, prudence avec les solutions standards de PLM !
Les solutions Standard (Préconfigurées) de certains PLM, peuvent sembler attrayantes. Je ne saurai que vous conseiller de faire preuve de la plus grande vigilance vis-à-vis de ces solutions. L’un des avantages majeurs du PLM réside dans sa capacité à être entièrement configurable et adaptable aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Bien qu’à force d’expériences, on peut avoir l’impression que tous les acteurs de la distribution travaillent de façon identique, c’est dans les détails que se cache le diable. Ne vous trompez pas, ces détails sont essentiels pour les utilisateurs et une solution standard risque d’engendrer plus de frustration que de satisfaction.
La difficulté est souvent de positionner le curseur au bon niveau entre :
- Une solution standard ou peu configurable ne répondra pas aux besoins spécifiques de chaque entreprise,
- Une solution avec beaucoup de développements spécifiques, qui engendrera des surcoûts pour le projet et lors des migrations de versions. » Delphine Guillotin, Consultante Métier PLM, Fit Retail.
La reprise de données
Cette étape est cruciale et chronophage. Elle dépend de la provenance des données. Les données issues d’un ERP sont souvent de meilleure qualité. Malgré tout, souvent minimisée, l’étape de reprise des données est fréquemment responsable des dépassements de planning et de budget.
Abordez cette problématique en détail avec le cabinet conseil lors de l’audit et de la phase d’analyse. La reprise de données peut facilement dépasser les 100 jours, dont les trois quarts sont à la charge de l’entreprise. Il est essentiel de définir une stratégie en amont pour éviter les mauvaises surprises.
Déterminez le périmètre de reprise en largeur et en profondeur pour l’ensemble de vos modules :
- Le référentiel matière & article est soit incomplet, soit pollué depuis plusieurs années. Aucune entreprise ne veut intégrer dans un nouvel outil un référentiel ne répondant plus aux besoins et aux exigences du métier.
- Le référentiel fournisseur est généralement en meilleur état, bien que parfois dans 2 outils non synchronisés. La mise en œuvre d’un PLM est l’occasion de tout remettre à plat.
- La BOM (Bill of Materials) est souvent inexistante ou inexploitable. De nos jours, il y a très souvent un travail considérable de remise à niveau pour répondre aux nouvelles normes RSE.
- La qualité est très souvent suivie dans des fichiers Excel non standardisés, la reprise est donc compliquée. C’est encore une fois une opportunité de tout remettre au propre.
« Une fois que vous avez identifié les données à corriger et à compléter, n’imaginez pas qu’une société ou personne extérieure peut, en parfaite autonomie, remettre en conformité vos référentiels. Seuls les responsables de cette donnée sauront corriger, compléter, enrichir les informations. Prévoir du renfort pour les tâches quotidiennes des experts pour leur dégager du temps semble plus judicieux. L’analyse des données existantes et leur migration vers le nouveau système peuvent faire varier le budget de manière significative. » Delphine Guillotin, Consultante Métier PLM, Fit Retail.
Les autres coûts de votre projet PLM :
Il reste encore de nombreux postes de dépenses à ne pas sous-estimer pour garantir la réussite de votre implémentation :
- La conduite du changement et la formation : Le meilleur outil du monde ne sert à rien s’il n’est pas utilisé. Pour faire de votre projet un succès, l’adhésion des utilisateurs est clé. Les supports de formation sont importants, surtout au démarrage, car ils servent de « guidelines » pour les manipulations à faire dans le PLM.
Allouez environ 20 jours pour la communication et les événements, et 2 à 3 jours de formation par utilisateur. La préparation des documents et de l’organisation de la formation nécessite entre 15 et 20 jours.
« Là aussi je vous conseille de faire appel à une entreprise spécialisée dans le PLM et certifiée Organisme de formation Qualiopi. Ainsi, vous vous assurez de la qualité des contenus de formation et le budget pourra alors être financé par des organisme comme votre OPCO ou via le budget Formation du département RH. Notez cependant que la présence des Key Users est recommandée pendant ces formations. » Delphine Guillotin, Consultante Métier PLM, Fit Retail.
- La gestion de projet : Pour assurer le bon déroulement du projet, ajoutez environ 1 jour par semaine pour la gestion de projet.
- L’intégration du PLM dans le Système d’Informations de l’entreprise : le PLM n’est pas un module isolé et doit être intégré au SI et notamment à l’ERP. Il n’est en effet pas envisageable de saisir les données dans les 2 systèmes. Le PLM se situe en amont de l’ERP. Il est maître des données produits et alimente celui-ci. Des flux sont donc à développer entre ces 2 applications majeures. Malgré l’existence d’API (Application Programming Interface) avec certains ERP du marché, le temps de développement des interfaces peut être conséquent (notamment pour les nomenclatures). Il n’est malheureusement pas possible d’évaluer cette charge de travail. Trop de paramètres entrent en compte.
- La MEP (Mise en Production) : La mise en production du PLM peut prendre entre 2 et 8 jours selon les contextes
- La phase d’Hypercare : Avant la phase de support, il est souvent utile de planifier une étape d’hypercare. Les utilisateurs pourront bénéficier d’une assistance s’ils rencontrent un problème et d’un soutien approfondi pendant leur montée en compétence. C’est souvent l’équipe Projet qui s’en charge car il est important de bien maîtriser la solution et les process;
- Le support : Vous devez prévoir un support post Go-live de 2 à 10 jours avec l’éditeur ou l’intégrateur. Ensuite comptez un budget TMA entre 4 et 12 jours par mois.
Exemples de projets PLM
Voici trois scénarios illustrant comment les différents facteurs influencent le coût et la durée d’une implémentation.
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« Nos estimations se basent sur l’expérience de nos consultants sur les différentes expériences de mise en place de logiciel PLM que nous avons réalisé. Bien sûr, ce ne sont que des estimations, beaucoup d’éléments peuvent faire varier le coût final : forcément le coût de la licence et le nombre d’utilisateurs, sans oublier la taille du périmètre fonctionnel ». Delphine Guillotin, Consultante Métier PLM, Fit Retail.
En résumé, la mise en place d’un logiciel PLM pour les retailers, marques de mode, luxe & cosmétique implique plusieurs étapes clés, chacune influençant le coût total du projet. De l’audit préalable à l’analyse des besoins, en passant par le choix du logiciel, la réalisation et la recette, et enfin la reprise des données, chaque phase requiert une attention particulière et des ressources spécifiques. Les coûts annexes, tels que la conduite du changement, la gestion de projet et le support post Go-live, doivent également être pris en compte pour une estimation budgétaire précise.
Il est essentiel de considérer tous ces facteurs pour estimer de manière réaliste le coût de la mise en place d’un PLM. Chaque entreprise a des besoins uniques et des processus spécifiques qui influenceront le budget nécessaire. Ainsi, investir dans un audit détaillé, une analyse approfondie, une gestion de projet rigoureuse et une formation adéquate des utilisateurs est cruciale pour assurer la réussite de l’implémentation de votre logiciel PLM.
En prenant en compte ces éléments, vous serez mieux préparé à planifier et à budgétiser votre projet PLM, garantissant ainsi un retour sur investissement optimal et une amélioration significative de vos processus de gestion du cycle de vie des produits.
« Investissez dans la gestion de votre projet ! La présence d’un Chef de Projet dédié au PLM est un paramètre majeur pour la réussite de cette transformation stratégique pour l’entreprise, ne l’oubliez pas ».
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